Verpachting en standplaatsen: je winterdossier op orde

Wat er sinds 1 april 2024 veranderd is

Dat is een grotere verandering dan ze lijkt, want veel gemeentelijke reglementen, formulieren en zelfs adviespagina's spreken nog over de kermiskaart. Loop je daar tegenaan: het bestaat niet meer. Wat wel telt, is je KBO-inschrijving.

Twee andere wijzigingen zijn praktisch van belang. Aanvragen voor een standplaats moeten voortaan digitaal ingediend worden, tenzij het gemeentelijk reglement uitdrukkelijk iets anders toelaat. En kunnen kandidaten op basis van de wettelijke criteria niet van elkaar onderscheiden worden, dan mag de gemeente loten.

Abonnement of losse plaats

Standplaatsen op een openbare kermis bestaan in twee vormen, en het verschil bepaalt je zekerheid voor de jaren erna.

Word je standplaats definitief opgeheven en verlies je daarbij je abonnement, dan moet de gemeente dat minstens twaalf maanden op voorhand melden. Word je herplaatst maar behoud je je abonnement, dan geldt een termijn van zes maanden. Die termijnen zijn er niet voor niets: ze geven je de tijd om je seizoen te herplannen.

Wat je klaar moet hebben

Onafhankelijk van de gemeente komen dezelfde stukken telkens terug. Zet ze één keer goed klaar in een map en je bent elke aanvraag in tien minuten rond in plaats van in een avond.

• KBO-inschrijving met de activiteitscodes die kermisactiviteiten dekken.
• Verzekeringen: burgerlijke aansprakelijkheid en brandrisico.
• Inschrijvingsbewijs van je voertuigen (DIV), met identificatienummers.
• Keuringsattesten van je attracties — voor gemotoriseerde toestellen, en waar van toepassing ook voor niet-gemotoriseerde speeltoestellen.
• Voedselveiligheid: de nodige documenten als je eetwaren verkoopt.
• Foto's en afmetingen van je kraam of attractie — geen wettelijke verplichting, maar veel gemeenten vragen ernaar en het maakt je dossier concreet.

Sinds de wijziging kunnen ook maatschappen kermisactiviteiten uitoefenen, op voorwaarde dat ze ingeschreven zijn in de KBO. En een standplaats kan toegewezen worden via een wettelijk gemachtigde vertegenwoordiger.

Hoe gemeenten hun keuze maken

Elke gemeente stelt een kermisplan op: een plan van de standplaatsen dat deel uitmaakt van haar reglement. Dat plan bepaalt hoeveel plaatsen er zijn, welk type kraam waar mag staan, en welke plaatsen vrijkomen.

Waar gemeenten in de praktijk naar kijken bij het toewijzen: de aard van je attractie (past ze in het aanbod, of staan er al drie van hetzelfde), de plaats die ze inneemt, je staat van dienst op eerdere edities, en de volledigheid van je dossier. Dat laatste is het enige waar jij volledige controle over hebt — en het is verrassend vaak het verschil.

Zo maak je je dossier sterker

Een gemeente kiest tussen kandidaten die op papier op elkaar lijken. Wat je onderscheidt, is wat je aan de kermis toevoegt in plaats van wat je erop verdient.

• Toon wat je meebrengt aan volk. Kan je aantonen hoeveel bezoekers je vorig jaar bediende, of hoeveel mensen bij jou terugkwamen, dan heb je een argument dat je concurrent niet heeft. Wie digitaal werkt, heeft die cijfers gewoon liggen.
• Denk mee met de gemeente. Gemeenten zitten met dalende bezoekersaantallen op hun dorpskermis. Een kandidaat die uitlegt hoe hij helpt om volk te trekken, leest anders dan een die enkel een plaats vraagt.
• Wees vroeg en volledig. Een dossier dat compleet binnenkomt vóór de deadline geeft de dienst geen enkele reden om je te passeren.
• Hou je gegevens actueel. Verlopen verzekeringsattesten en oude keuringsbewijzen zijn de meest banale reden om af te vallen.

De kalender van je winter

De precieze data verschillen per gemeente — sommige werken met een vaste jaarlijkse oproep, andere publiceren enkel wanneer er een plaats vrijkomt. Vraag bij de gemeenten op je route na wanneer zij hun vacante plaatsen bekendmaken en langs welk digitaal kanaal, en zet die momenten in je agenda. De aankondiging van een vrijgekomen abonnementsplaats is makkelijk te missen als je er niet naar kijkt.

Gebruik de rustige maanden ook om je map bij te werken: verzekeringen die aflopen, keuringen die vernieuwd moeten worden, en de cijfers van het voorbije seizoen op een rij. In juli heb je daar de tijd niet meer voor.

Bronnen

• VLAIO — Organisatie van kermisactiviteiten
• VLAIO — Wat wijzigt aan de regelgeving ambulante en kermisactiviteiten (wijzigingen vanaf 1 april 2024)